계약서 검토 체크리스트보다 중요한 것, 효과적인 계약서 관리
계약서를 확인했는데도 문제가 생기는 이유
경영지원 업무를 하다 보면 계약서를 검토하는 일은 자주 생긴다. 임대차 계약서,
유지보수 계약서, 용역 계약서, 구매 계약서 등 종류도 다양하다. 그런데 실제 실무에서는
계약서를 제대로 읽지 않아서 문제가 생기는 경우보다 계약서를 관리하지 못해서 문제가
생기는 경우가 더 많다.
계약서를 체결할 때는 모두가 관심을 가진다. 하지만 계약이 끝나갈 무렵에는 관련 내용을
지속적으로 모니터링하거나 확인하지 않으면 계약 만료일을 기억하기 쉽지 않다.
그래서 경영지원 담당자가 계약서 검토 체크리스트를 확인하는 것만큼 중요한 것이
계약관리 체계를 만드는 일이다.
오늘은 실무에서 자주 발생하는 계약관리 실수와 그 예방 방법을 정리해 보려고 한다.
계약서 내용보다 더 자주 발생하는 문제는 '자동 연장'
실제로 많이 놓치는 조항
많은 계약서에는 다음과 같은 문구가 들어 있다.
계약 만료일 30일 전까지 서면 통보가 없는 경우 동일 조건으로 자동 연장한다.
문제는 계약 체결 당시에는 이 항목을 확인하지만 계약 종료 시점에는 해당 내용을 명확히
기억하지 못한다는 점이다.
특히 다음과 같은 계약에서 자주 발생한다.
실무에서는 계약서 체결 시 내용 검토보다 계약 만료일 관리가 더 중요할 때가 많다.
왜 이런 일이 발생할까
원인은 대부분 동일하다.
- 계약 종료일 관리자가 없음
- 계약서 원본만 보관하고 일정 관리는 안 함
- 담당자 퇴사 후 인수인계 누락
- 거래 부서와 경영지원 간 정보 공유 부족
해결 방법
계약서 접수 즉시 다음 항목을 별도 관리표에 등록한다.
- 계약 시작일
- 계약 종료일
- 자동 연장 여부
- 해지 통보기한
- 담당 부서
- 담당자
실무적으로는 계약서보다 이 관리표를 더 자주 보는 것이 실무에 도움이 된다.
금액보다 무서운 것은 지급 조건
계약서를 검토할 때 대부분 계약 금액부터 본다. 하지만 실제 분쟁은 금액보다
지급 조건에서 발생하는 경우가 많다.
예를 들어 계약금액이 1,000만 원이라고 적혀 있어도 다음 항목에 따라
실제 지급 시점이 달라질 수 있다.
- 검수 완료 후 지급
- 세금계산서 발행 후 7일 이내 지급
- 월말 마감 후 익월 말 지급
- 대금 청구 후 30일 이내 지급
이런 조건을 놓치면 거래처는 입금 일정으로 인해 분쟁이 일어날 수 있다.
실무자가 확인해야 하는 항목
계약 금액 확인도 중요하지만 지급 조건을 먼저 확인하는 습관이 오히려 실수를 줄일 수 있다.
계약서 원본보다 중요한 것은 찾을 수 있는 상태
계약서가 보관되어 있다고 해서 관리가 되는 것은 아니다. 실제로 중소기업에서
자주 발생하는 상황이 있다.
- 계약서는 있는데 어디 있는지 모른다.
- PDF는 있는데 최종본인지 모른다.
- 수정본이 여러 개라 어떤 것이 원본인지 모른다.
이런 상황은 생각보다 흔히 발생한다.
왜 이런 일이 생길까
계약서 파일명이 제각각이기 때문이다.
예를 들어
- 계약서최종.pdf
- 계약서최종최종.pdf
- 계약서최종수정.pdf
이런 식으로 저장되면 몇 달 뒤에는 아무도 구분하지 못할 것이다.
추천 파일명 규칙
거래처명_계약종류_시작일_종료일
예시 : ABC회사_유지보수계약_20260101_20261231
or 20260101 ABC회사_유지보수계약_2026.01.01~2026.12.31
이런 방식이면 검색만으로도 계약서를 찾을 수 있다.
경영지원 담당자를 위한 계약관리 체크리스트
글을 마무리하며...
계약서를 검토할 때 많은 사람이 법리적인 내용부터 확인한다.
하지만 실무에서는 계약 내용을 몰라서 생기는 문제보다 계약 종료일을 놓치거나
자동 연장을 관리하지 못해서 생기는 문제가 훨씬 많다.
경영지원 담당자가 계약서 한 장을 받았다면 날인하는 것보다 먼저 종료일과
자동 연장 조항을 찾는 습관을 가져보자.
후일 문제 발생시 회사에 손실이 발생하는 것을 막아주는 것은 복잡한 법률 지식보다
이런 기본 관리일 수 있다는 점을 꼭 기억하자.
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