업무 인수인계서 작성법, 경영지원 담당자가 꼭 남겨야 할 것들
업무 인수인계서 작성법, 경영지원 담당자가 꼭 남겨야 할 것들
업무 인수인계서 작성법이 중요한 이유
업무 인수인계서 작성법은 경영지원 실무에서 생각보다 중요한 업무 중 하나다.
중소기업에서는 한 사람이 총무, 인사, 회계, 문서관리, 비품관리, 계약관리까지 여러 업무를 동시에
맡는 경우가 많다. 그래서 담당자가 바뀌는 순간 업무 공백이 발생하기 쉽다.
실제로 새로운 담당자가 오면 가장 먼저 묻는 질문이 있다.
- "이 업무는 언제 처리하나요?"
- "담당 거래처 연락처가 어디 있나요?"
- "매월 꼭 확인해야 하는 게 뭔가요?"
이 질문들에 대한 답이 정리되어 있다면 업무는 자연스럽게 이어진다. 반대로 기록이 없다면 같은 내용을
다시 찾고 확인하는 데 많은 시간이 들어간다.
인수인계서는 퇴사 직전에 급하게 만드는 문서가 아니라 업무를 안정적으로 유지하기 위한 기록이라고 생각한다.
업무 인수인계서 작성법의 첫 단계는 반복 업무 정리
매일, 매주, 매월 해야 하는 업무를 구분하면 전체 업무 흐름이 한눈에 보인다.
예를 들어 경영지원 업무에서는 다음과 같은 업무가 반복된다.
업무명 | 주기 | 주요 확인사항 |
법인카드 정산 | 매월 | 영수증 누락 여부 |
세금계산서 확인 | 매월 | 거래처 발행 여부 |
급여자료 정리 | 매월 | 근태자료 확인 |
비품 재고 확인 | 수시 | 부족 품목 확인 |
계약서 관리 | 수시 | 만료일 확인 |
업무명만 적는 것보다 처리 시기와 확인해야 할 내용을 함께 적어두면 훨씬 도움이 된다.
담당자와 연락처를 함께 남겨야 한다
경영지원 업무는 혼자 처리하는 일이 많지 않다.
세무사, 노무사, 건물 관리실, 복합기 업체, 인터넷 회선 담당자, 보험 담당자 등 외부 협력 업체와
연락할 일이 자주 발생한다.
예전에 업무를 인수받았을 때 가장 난감했던 일이 있었다.
월말 세금계산서 확인 업무를 넘겨받았는데 인수인계서에는 "홈택스 확인"이라는 한 줄만 적혀 있었다.
기장업무까지 하는 관계로 거래처별 발행 여부를 확인하고 누락 건을 정리한 뒤 회계사무소에 전달하는
과정까지 포함된 업무였다.
업무 자체는 어렵지 않았지만 순서를 몰라 메일함과 공용 폴더를 며칠 동안 뒤졌던 기억이 있다.
그 이후부터는 업무 설명뿐 아니라 연락처와 저장 위치까지 반드시 기록하게 되었다.
퇴사 인수인계에서 가장 중요한 것은 주의(필수확인)사항이다
많은 사람들이 업무 절차는 적어두지만 실제로 중요한 주의(필수 확인)사항은 빠뜨리는 경우가 많다.
하지만 실무에서는 이런 내용이 더 큰 도움이 된다.
예를 들면 다음과 같다.
- 거래처 마감일은 하루 전에 한 번 더 확인한다.
- 대표 결재가 필요한 문서는 먼저 결재를 받아야 한다.
- 월말, 월초에는 업무가 가중되므로 미리 준비한다.
- 계약 만료일은 최소 한 달 전에 확인한다.
- 세금계산서는 마감 전 누락 여부를 재확인한다.
이런 내용은 업무를 실제로 해본 사람만 알 수 있는 노하우다.
신입 직원 입장에서는 이런 한 줄이 며칠의 시행착오를 줄여주기도 한다.
업무 인수인계서 체크리스트
□ 매일·매주·매월 업무 구분
□ 업무 처리 시기 기록
□ 필요한 자료 정리
□ 파일 저장 위치 작성
□ 담당자 연락처 정리
□ 외부 거래처 정보 정리
□ 자주 발생하는 실수 기록
□ 계약 만료일 등 주요 일정 기록
□ 공용 폴더 위치 기록
□ 정기적으로 업데이트
글을 마무리하며...
인수인계서는 떠나는 사람만을 위한 문서가 아니다.
남아 있는 사람, 새로 오는 사람, 그리고 현재 업무를 맡고 있는 나 자신을 위한 기록이기도 하다.
퇴근 후 재봉을 할 때도 패턴에 표시를 남겨두면 다음 작업이 훨씬 편해진다. 어디서 접어야 하는지,
어떤 부분에서 실수했는지 적어둔 작은 표시가 다음 시간을 아껴준다.
회사 업무도 비슷하다.
오늘 적어둔 한 줄의 기록이 다음 담당자의 업무 시간을 줄여줄 수 있다. 결국 좋은 인수인계서는
일을 넘기는 문서가 아니라 업무를 이어주는 연결고리라고 생각한다.
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