회의록 작성법, 담당자가 기록해야 할 것들
회의록 작성법, 담당자가 기록해야 할 것들
회의록 작성법은 경영지원 실무에서 자주 필요한 업무 중 하나다. 회의는 말로 진행되지만 업무는
기록으로 움직인다. 누가 무엇을 하기로 했는지, 언제까지 진행하기로 했는지 기록이 남지 않으면
며칠 뒤 서로 기억이 달라지는 경우가 생긴다.
특히 중소기업에서는 회의록 전담 인력이 없는 경우가 많아 경영지원 담당자가 자연스럽게 회의 내용을
정리하는 경우가 많다. 하지만 회의록은 회의 내용을 모두 받아 적는 문서가 아니다. 핵심은 결정사항과
실행계획을 기록하는 것이다.
회의 목적을 먼저 적는다
회의록을 작성할 때 가장 먼저 적어야 할 것은 회의 목적이다.
회의 목적이 명확해야 나중에 문서를 다시 확인할 때도 회의의 배경과 논의 방향을 쉽게 이해할 수 있다.
예를 들면 다음과 같다.
- ABC 프로젝트 추진 일정 검토
- 신규 거래처 계약 조건 검토
- 사내행사 일정 확정
- 인사규정 개정 검토
- 월간 실적 점검 회의
회의 제목도 구체적으로 작성하는 것이 좋다.
"회의록", "주간회의"처럼 단순한 제목보다는 "20260614_ABC프로젝트추진회의"처럼 작성하면 문서 검색과
관리가 훨씬 편해진다.
결정사항과 실행계획을 구분한다
실무적으로 회의록에서 가장 중요한 부분은 결정사항이다.
회의 과정에서 여러 의견이 오갈 수 있지만 결국 무엇이 결정되었는지가 업무의 기준이 된다.
또한 실행계획(Action Item)은 반드시 담당자와 일정이 함께 기록되어야 한다.
회의록 예시
실행계획(Action Item) 예시
예를 들어 "프로젝트 준비"라고만 적어두면 실제로 무엇을 해야 하는지 알기 어렵다.
반면 "5월 29일까지 예산 계획 수립"처럼 업무 내용과 날짜를 함께 기록하면 실행 가능성이
높아진다.
회의록은 사실 중심으로 작성한다
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일반적으로 회의록에는 다음과 같은 내용이 포함된다.
- 회의 일시
- 참석자
- 회의 목적
- 주요 논의 내용
- 결정사항
- 실행계획
- 마감일
반면 참석자의 감정이나 개인적인 추측은 가능한 한 제외하는 것이 좋다.
예를 들어 "○○부서가 강하게 반대했다" 보다는 "○○부서는 예산 부담을 이유로 반대 의견을 제시했다"처럼
확인 가능한 사실 중심으로 작성하는 편이 적절하다.
회의록은 향후 업무 진행 상황을 확인하는 자료가 될 수 있기 때문에 객관성이 중요하다.
일정과 담당자를 함께 남긴다
회의가 끝난 뒤 가장 많이 발생하는 문제는 담당자와 마감일이 빠지는 경우다. 업무 내용만 적혀 있고 담당자가
없으면 서로 다른 사람이 다른 해석을 할 수 있다.
다음과 같이 일정과 담당자를 함께 기록하면 업무 누락을 줄이는 데 도움이 된다.
실무적으로 회의록은 업무를 정리하는 문서가 아니라 업무를 움직이는 문서에 가깝다.
중소기업에서 자주 사용하는 회의록 체크리스트
파일명은 다음과 같이 작성하면 관리가 편하다.
- 20260614_주간회의_회의록
- 20260614_ABC프로젝트추진회의_회의록
- 20260614_임원회의_회의록
회의록은 빠르게 공유하는 것이 중요하다
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흐려지고, 담당 업무도 바로 시작되지 않는 경우가 생긴다.
회의 종료 후 당일 또는 다음 영업일 오전까지 공유하면 참석자들이 결정사항을 다시 확인할 수 있어 업무 누락을
줄이는 데 도움이 된다.
글을 마무리하며...
회의록은 눈에 잘 띄지 않는 문서지만 업무를 움직이는 힘이 있다. 결정사항과 실행계획을 명확하게 남기면 불필요한
확인과 오해를 줄일 수 있다. 결국 좋은 회의록은 내일의 업무를 더 정확하게 만드는 기록 습관이라고 생각한다.
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