사내행사 준비 체크리스트, 담당자가 먼저 확인해야 할 것
회사 행사 하나 준비하는 게 뭐가 어렵겠냐고 생각했던 적이 있다.
직원들 모여서 식사하고, 간단히 인사말 하고, 사진 찍으면 끝나는 일처럼 보였다.
그런데 경영지원 업무를 하다 보면 생각이 달라진다.
창립기념일, 송년회, 워크숍, 생일 행사, 시무식처럼 규모가 크지 않은 행사도 준비할 것은 의외로 많다.
장소 예약부터 참석자 확인, 식사 준비, 행사 물품, 예산 정산까지 신경 써야 할 일이 한두 가지가 아니다.
특히 중소기업에서는 행사를 전담하는 부서가 없는 경우가 많아 경영지원이나 총무 담당자가 자연스럽게 맡게 된다.
행사는 당일보다 준비 과정에서 성공 여부가 결정되는 경우가 많다.
일정과 참석자를 먼저 확정한다
사내행사 준비의 시작은 일정과 참석자 확인이다. 장소 예약부터 식사 수량, 기념품 준비,
좌석 배치까지 대부분의 준비가 참석 인원을 기준으로 결정된다.
행사 목적도 먼저 정해야 한다.
예를 들어 창립기념일이라면 회사의 성과를 공유하는 것이 목적일 수 있고,
워크숍이라면 조직 소통이 목적일 수 있다.
목적이 달라지면 준비해야 할 내용도 달라진다.
참석자 관리는 엑셀로 간단하게 만들어도 충분하다.
행사 2~3일 전에는 반드시 한 번 더 확인하는 것이 좋다.
실무를 하다 보면 행사 당일 아침에 참석 인원이 바뀌는 경우가 생각보다 자주 발생한다.
예산은 항목별로 관리한다
사내행사 예산은 전체 금액보다 항목별 관리가 중요하다. 예산을 한 번만 사용하고
끝낼 것이 아니라 다음 행사 준비 자료로 활용해야 하기 때문이다.
예를 들어 직원 30명이 참석하는 송년회를 준비한다고 가정해 보자.
이렇게 정리해 두면 다음 행사 때도 기준 자료로 사용할 수 있다.
경영지원 업무는 대부분 반복된다.
지난해 자료를 잘 남겨두면 올해 준비 시간이 절반 이상 줄어드는 경우도 많다.
행사가 끝난 후에는 영수증과 세금계산서, 카드 사용 내역을 바로 정리하는 것이 좋다.
시간이 지나면 기억이 흐려져 정산이 더 어려워진다.
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행사 물품은 전날 점검한다
행사 당일 가장 많이 발생하는 문제는 의외로 작은 물품에서 시작된다.
노트북은 있는데 HDMI 젠더가 없고, 현수막은 왔는데 양면테이프가 없고, 케이크는
도착했는데 칼이 없는 경우도 있다.
그래서 행사 준비는 전날이 가장 중요하다. 행사 물품은 미리 준비하고, 전체 준비 내역은
전날 다시 한 번 확인한다.
실무에서는 행사 박스를 하나 만들어 두는 것이 편하다.
행사 때마다 사용하는 물품을 한곳에 보관해 두면 준비 시간이 크게 줄어든다.
행사 준비물 체크리스트
- 노트북
- 충전기
- HDMI 케이블
- 젠더
- 무선 마우스
- 명찰
- 네임펜
- 가위
- 테이프
- 현수막
- 안내문
- 봉투
- 상품권
- 기념품
- 사진 촬영 장비
- 비상용 멀티탭
특히 멀티탭과 충전기는 행사 당일 가장 많이 찾는 물품 중 하나다.
작은 물건 하나 때문에 행사 진행이 지연되는 경우가 생각보다 많다.
사내행사 준비 체크리스트
□ 행사 목적 결정
□ 참석 대상 확정
□ 일정 확정
□ 장소 예약
□ 참석자 명단 작성
□ 식사 및 간식 준비
□ 행사 예산 편성
□ 기념품 준비
□ 현수막 및 출력물 준비
□ 발표 자료 확인
□ 행사 물품 점검
□ 행사 사진 촬영 담당 지정
□ 영수증 수집
□ 행사 비용 정산
□ 개선 사항 기록
글을 마무리하며...
사내행사는 눈에 띄는 성과보다 사고 없이 끝나는 것이 가장 큰 성공일 때가 많다.
직원들은 행사 당일만 기억하지만, 경영지원 담당자는 준비 과정과 마무리 과정까지 모두 기억한다.
재봉을 할 때도 패턴 하나를 수정하면서 다음 작품을 더 잘 만들게 된다. 사내행사도 마찬가지다.
행사가 끝난 뒤 아쉬웠던 점을 한 줄이라도 기록해 두면 다음 행사는 훨씬 수월해진다.
결국 좋은 실무자는 모든 것을 기억하는 사람이 아니라, 다음에 활용할 수 있도록 기록을 남기는
사람이라고 생각한다.
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